McKinsey 7S Framework – Tool Powerfull Untuk Menganalisis Efektivitas Organisasi

Bagaimanakah cara untuk menganalisis efektivitas sebuah organisasi dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan?

Pertanyaan ini telah berusaha dijawab oleh para pakar manajemen sejak lama dan menghasilkan banyak metode dan pendekatan yang berbeda-beda.

Ada yang memfokuskan pada faktor-faktor internal.  Ada yang membahas pengaruh eksternal.  Ada yang menggabungkan keduanya.

Ada juga yang melihat bahwa keselarasan berbagai aspek dalam organisasilah yang paling menentukan.

Kegunaan McKinsey 7S Framework

Dari berbagai metode dan pendekatan tersebut, yang masih bertahan dan cukup banyak digunakan adalah McKinsey 7S Framework.

Model ini dikembangkan pada akhir tahun 1970-an oleh dua orang konsultan yang bekerja pada firma konsultan manajemen Mckinsey & Company, bernama Tom Peters dan Robert Waterman dalam bukunya In Search of Excellence.

Premis dasar dari model ini adalah: bahwa untuk dapat berhasil dengan baik, maka ada 7 (tujuh) aspek internal organisasi yang perlu diselaraskan.

Penggunaan McKinsey 7S Framework untuk menganalisis sebuah organisasi dapat membantu kita untuk:

  • Meningkatkan kinerja perusahaan;
  • Memeriksa kemungkinan dampak dari perubahan di masa depan dalam suatu perusahaan;
  • Menyelaraskan berbagai unit organisasi dan proses bisnis pada saat merger atau akuisisi.
  • Menentukan cara terbaik untuk mengimplementasikan strategi yang diusulkan.

Model McKinsey 7S juga dapat diterapkan pada elemen-elemen sebuah  tim atau proyek. Isu-isu tentang keselarasan tetap berlaku, terlepas dari bagaimana Anda memutuskan untuk menentukan ruang lingkup bidang yang Anda pelajari.

Tujuh Elemen

Model 7S McKinsey melibatkan tujuh faktor yang saling berhubungan.  Elemen-elemen tersebut dikategorikan sebagai elemen ‘keras’ (Hard Elements) dan elemen ‘lunak’ (Soft Elements), sebagai berikut:

Hard Elements Soft Elements
Strategy (Strategi) Shared Values (Tata Nilai)
Structure (Struktur) Skills (Keahlian)
Systems (Sistem) Style (Gaya kepemimpinan)
Staff (SDM)

Elemen-elemen ‘keras’ atau Hard Elements bersifat lebih mudah untuk didefinisikan atau diidentifikasi. Manajemen juga dapat secara langsung mengendalikannya.  

Mereka adalah: pernyataan strategi; struktur organisasi & jalur pertanggungjawaban; serta proses bisnis & sistem Teknologi Informasi.

Sementara elemen-elemen ‘lunak’ atau Soft Elements cenderung lebih sulit untuk dideskripsikan, relatif kurang terlihat nyata dan lebih banyak dipengaruhi oleh budaya.

Namun, Soft Elements juga sama pentingnya dengan Hard Elements dalam menentukan efektfitas organisasi.

Cara kerja model tersebut sebagaimana disajikan pada Gambar di bawah ini.

Model McKinsey 7S Framework
Model McKinsey 7S Framework

Dari gambar di atas terlihat bahwa semua elemen saling terhubung dan menunjukkan bagaimana perubahan dalam satu elemen akan mempengaruhi semua yang lain.

Mari kita bahas pengertian masing-masing elemen:

  • Strategy yaitu rencana yang dirancang untuk mempertahankan dan membangun keunggulan kompetitif menghadapi persaingan.
  • Structure yaitu bagaimana organisasi disusun serta sistem pelaporan.  Siapa yang melapor kepada siapa.
  • Systems yaitu aktivitas dan prosedur sehari-hari yang melibatkan anggota staf untuk menyelesaikan pekerjaan.
  • Shared Value adalah nilai-nilai inti perusahaan yang dibuktikan dalam budaya perusahaan dan etika kerja umum.
  • Style yaitu gaya kepemimpinan yang diadopsi.
  • Staff yaitu karyawan dan kapabilitas mereka.
  • Skill adalah keterampilan dan kompetensi aktual dari karyawan yang bekerja untuk perusahaan.

Penempatan Shared Value di tengah model menekankan bahwa tata nilai merupakan pusat pengembangan semua elemen lainnya.

Structure, strategy, system, stlye, staf, dan skill semuanya berasal dari mengapa organisasi itu awalnya dibuat dan ditujukan.

Visi perusahaan disusun berdasarkan nilai-nilai yang dianut para pendirinya. Saat tata nilai berubah, demikian juga semua elemen lainnya.

Cara Menggunakan Model McKinsey 7S Framework

Setelah mengenal cakupan model sebagaimana dijelaskan di atas, hal penting selanjutnya adalah bagaimana penggunaannya.

Yup.  Seperti disampaikan sebelumnya, model ini didasarkan pada teori bahwa, agar sebuah organisasi dapat bekerja dengan baik, maka ketujuh unsur tadi perlu diselaraskan dan diperkuat.

Jadi, model ini dapat digunakan untuk membantu mengidentifikasi apa yang perlu diselaraskan untuk meningkatkan kinerja

Atau untuk menjaga keselarasan (dan kinerja) selama dilakukan perubahan terhadap elemen lain.

Perubahan yang dilakukan bisa berupa restrukturisasi, perubahan proses bisnis, penggabungan organisasi, perubahan sistem, perubahan kepemimpinan, dan sebagainya.

Nah, model ini dapat digunakan untuk memahami bagaimana elemen-elemen organisasi saling terkait.

Dan dengan demikian memastikan bahwa dampak perubahan yang lebih luas dibuat dalam satu area masuk dalam pertimbangan.

Model 7S ini dapat digunakan untuk membantu menganalisis situasi saat ini (Titik A), situasi masa depan yang diusulkan (Titik B) dan untuk mengidentifikasi kesenjangan atau ketidakkonsistenan di antara keduanya.

Sehingga dilakukan penyesuaian dan penyelarasan antar elemen model 7S untuk memastikan bahwa organisasi bekerja secara efektif dan baik pada saat kita mencapai titik akhir yang diinginkan.

Terlihat mudah?  Tentu saja tidak. Mengubah sebuah organisasi bisa jadi akan sangat rumit.

Bayangkan, ada banyak teori dan metodologi yang ditujukan untuk menganalisis strategi organisasi, meningkatkan kinerja, dan mengelola perubahan.

Model 7S adalah kerangka kerja yang baik untuk membantu kita mengajukan pertanyaan yang tepat. Namun tidak akan memberikan kita semua jawaban.

Untuk itu, kita juga harus mengkombinasikan pengetahuan, keahlian dan pengalaman yang sesuai.

Di bawah ini terdapat ceklis untuk membantu kita melacak bagaimana tujuh elemen selaras satu sama lain.

Tambahkan juga dengan pertanyaan-pertanyaan lain, berdasarkan keadaan spesifik organisasi dan akumulasi kebijaksanaan yang kita miliki.

Ceklis Pertanyaan 7S

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang saya ambil dari mindtools.com untuk dapat kita eksplorasi sehingga bisa membantu memahami situasi dalam kerangka 7S.

Gunakan pertanyaan-pertanyaan tersebut untuk menganalisis situasi saat ini (Titik A), dan kemudian ulangi latihan untuk situasi yang diusulkan (Titik B).

Strategy:

  • Apa strategi yang kita ambil?
  • Bagaimana cara kita mencapai tujuan?
  • Bagaimana kita menghadapi tekanan persaingan?
  • Bagaimana perubahan dalam permintaan pelanggan ditangani?
  • Bagaimana strategi disesuaikan dengan masalah lingkungan?

Structure:

  • Bagaimana pembagian perusahaan / tim?
  • Bagaimana sistem hirarki yang ada pada organisasi?
  • Bagaimana departemen-departemen  yang berbeda mengoordinasikan kegiatan mereka?
  • Bagaimana para anggota tim mengatur dan menyelaraskan diri mereka sendiri?
  • Apakah pengambilan keputusan dan pengendalian terpusat atau terdesentralisasi? Apakah hal tersebut sudah sebagaimana mestinya?
  • Bagaimana jalur komunikasi? Eksplisit dan implisit?

Systems:

  • Apa sajakah sistem utama yang menjalankan organisasi? Pertimbangkan juga sistem keuangan dan SDM serta komunikasi dan penyimpanan dokumen.
  • Di mana fungsi kontrol dan bagaimana mereka dimonitor dan dievaluasi?
  • Aturan dan proses internal apa yang digunakan tim untuk tetap on the track?

Shared Values:

  • Apa nilai-nilai inti organisasi?
  • Apa budaya perusahaan / tim?
  • Seberapa kuat nilai tersebut tertanam?
  • Apa nilai-nilai mendasar yang dibangun oleh perusahaan / tim?

Style:

  • Seberapa partisipatif gaya manajemen / kepemimpinan yang diterapkan?
  • Seberapa efektifkah kepemimpinan tersebut?
  • Apakah karyawan / anggota tim cenderung kompetitif atau kooperatif?
  • Apakah ada tim nyata yang berfungsi dalam organisasi atau mereka hanya kelompok nominal?

Staff:

  • Posisi atau spesialisasi apa yang diwakili dalam tim?
  • Posisi apa yang perlu diisi?
  • Apakah ada kesenjangan dalam kompetensi yang dibutuhkan?

Skill:

  • Keahlian apa yang paling kuat diwakili dalam perusahaan / tim?
  • Apakah ada kesenjangan keterampilan?
  • Apa yang diketahui perusahaan/timnya dengan baik?
  • Apakah karyawan/anggota tim saat ini memiliki kemampuan untuk melakukan pekerjaan?
  • Bagaimana keterampilan dipantau dan dinilai?

Langkah-langkah Melakukan Analisis McKinsey 7S Framework

Dengan menggunakan informasi yang telah dikumpulkan tersebut, selanjutnya cek di mana yang terdapat kesenjangan dan inkonsistensi antar elemen.

Ingat, kita bisa menggunakan analisis ini untuk melihat organisasi sekarang atau yang kita inginkan di masa depan.

Berikut adalah langkah-langkah untuk melakukan analisis 7S:

  • Mulailah dengan Shared Value: Apakah konsisten dengan Structure, strategy, dan systems yang ada? Jika tidak, apa yang perlu diubah?
  • Kemudian lihat Hard Elements. Seberapa baik masing-masing mendukung yang lain? Identifikasi di mana perubahan perlu dilakukan.
  • Selanjutnya lihat Soft Elements. Apakah mereka mendukung Hard Elements yang dituju? Apakah mereka saling mendukung? Jika tidak, apa yang perlu diubah?
  • Saat menyesuaikan dan menyelaraskan elemen-elemen, kita harus menggunakan proses iteratif (dan seringkali memakan waktu) untuk melakukan penyesuaian, dan kemudian menganalisis kembali bagaimana hal itu berdampak pada elemen lain dan penyelarasannya.

Kesimpulan

Model McKinsey 7S Framework adalah salah satu metode yang dapat diterapkan pada hampir semua isu efektivitas organisasi atau tim.

Jika terdapat elemen dalam organisasi atau tim tidak berfungsi, kemungkinan ada ketidakkonsistenan antara beberapa elemen yang diidentifikasi oleh model ini.

Setelah inkonsistensi ini terungkap, kita dapat menyelaraskan elemen-elemen internal untuk memastikan semuanya berkontribusi pada tujuan dan tata nilai yang dikembangkan.

Tinggalkan komentar